Стандартным случаем является, когда работник, направленный в командировку сдает в качестве отчета кассовый чек, выданный гостиницей. В этом случае у бухгалтерии вопросов не возникает. Не менее частым случаем является тот, когда гостиница не использует контрольно-кассовую технику, а в качестве подтверждения оплаты услуг проживания в гостинице использует бланки строгой отчетности (п. п. 1, 2 ст. 2, абз. 4 ст. 5 Федерального закона от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ).

Согласно информационного письма Минфина России от 22.08.2008 г., гостиница вправе разрабатывать бланки отчетных документов самостоятельно. Утверждения со стороны органов власти такие формы документов не требуют, что неоднократно подтверждалось, например, информационным письмом Минфина России от 22.08.2008 г., письмами Минфина России от 07.08.2009 г. № 03-01-15/8-400, от 03.03.2009 г. № 03-01-15/2-78, от 27.01.2009 г. № 03-01-15/1-29. С учетом того, что Налоговый кодекс не устанавливает исчерпывающий (закрытый) перечень отчетных документов , подтверждающих оплату услуг гостиницы, документы выданные гостиницей будут являться надлежащей формой отчета в любом случае. Единственным требованием, которым они должны удовлетворять - это наименование юридического лица, принявшего оплату, размер полученных денежных средств и основание их получения (услуги проживания в гостинице), что зафиксировано в Письме Минфина РФ от 08.08.2005 г. № 03-05-01-04/261.

При этом надо учесть, что в данном контексте под гостиницей понимается организация, оказывающая гостиничные услуги, т.е. услуг по временному размещению и обеспечению временного проживания. Такой вид деятельности не требует предварительного разрешения государственных органов (Постановление Правительства РФ от 16.07.2009 г. № 584). Исходя из этого не требуется проживать именно в гостинице. Квартиры посуточно, домашние гостиницы, мини-отели, мотели и другие формы предоставления гостиничных услуг выдавшие отчетные документы о проживании, являются вполне легитимными.

По сути, на законодательном уровне закреплено право и сотрудника и его предприятия-работодателя выбрать наиболее комфортный и экономичный способ размещения в командировке. Если арендовать квартиру посуточно дешево, чем снять гостиницу - не надо этого бояться. Если не удалось забронировать номер в гостинице, можно смело и оправдано снять квартиру на сутки. Организованные мини-отели обеспечат вас надлежащими отчетными документами. Бизнес по сдаче квартир посуточно уже прочно вошел в гостиничный бизнес.